Fatture elettroniche, dall'obbligo normativo un'opportunità concreta

Fatture elettroniche
26 ott 2018
Donatella Mattarozzi è professionista certificata ANORC - Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione Digitale

La lunga attesa

Ricordo il mio primo progetto di gestione documentale, nel 1992. Per un’azienda della GDO iniziai a studiare l’EDI, un linguaggio strutturato per la ricezione e registrazione automatica delle fatture merci.

Era innovativo, ma non bastava. A volte il fornitore non era attrezzato per la trasmissione EDI e per le fatture di servizi la soluzione era disponibile solo in alcune nicchie di mercato e con applicazioni specifiche. Questo era ciò che permettevano tecnologia e normative del tempo.

La strada era però tracciata e si diffondeva la percezione dei vantaggi ottenibili da un unico archivio documentale per tutti i documenti fiscali e non solo. Il passo successivo fu la produzione di etichette con barcode per il riconoscimento automatico e l’acquisizione nei sistemi gestionali. Il miglioramento era già evidente.

Poi è stato il turno della PEC con in allegato la fattura in PDF, ma il lavoro era reso più difficile dall’eccessiva disomogeneità nella ricezione delle fatture, e richiedeva l’impiego di personale per l’alimentazione dell’archivio.

La strada giusta

Solo con le prime fatture elettroniche alla PA si è affermato il modo corretto di trasferire il documento. La soluzione era nel linguaggio comune a tutti i settori, dalle merci ai servizi, obbligatorio quanto semplice. Non più riservato a chi tratta alti volumi, con il trasporto sicuro e certificato sul canale gratuito dell’Agenzia delle Entrate.

Processo ancora migliorabile, certo, ma nella direzione giusta.

Una gestione documentale efficace e sicura vuole a premessa un progetto con un partner qualificato. Nonostante l’alta diffusione dell’argomento, e la proliferazione di soggetti solo teoricamente qualificati allo scopo, non c’è nulla di semplice e scontato. Questo, indipendentemente dai volumi di fatture da trattare. Occorre identificare il canale di invio e ricezione, e procedere con il relativo accreditamento.

Con logiche di indirizzamento corrette si effettua l’inoltro dei documenti per la registrazione all’ufficio preposto e al gestionale in uso. Le fatture dei servizi avranno quindi un work-flow diverso da quelle delle utenze o dei materiali e merci. Documenti in ingresso nell’archivio digitale già completi dei metadati: dal fornitore all’importo.

Nessuno, nel frattempo, dovrà “sbustare”, scansionare, controllare una PEC o apporre etichette.

Ora non resta che completare il processo. Per esempio, i flussi approvativi per il pagamento delle Fatture Passive o anche soltanto la distribuzione per conoscenza di tutte le fatture con importo superiore a un certo valore. A ogni bisogno aziendale dovrà corrispondere il relativo work-flow.

Sentivamo l’esigenza di una spinta normativa, per attuare quello che da tempo le tecnologie in uso avrebbero già consentito.  Questa ha determinato un linguaggio comune in cui riconoscersi e investire, a prescindere dal settore di competenza.

Una volta superata la “sindrome da obbligo normativo”, riusciamo infine a cogliere l’importante opportunità di razionalizzazione e semplificazione che in quell’obbligo è insita.