Sistema avanzato di gestione documentale e conservazione digitale

 

Briefing

Coop Alleanza 3.0 è nata il 1º gennaio 2016 dalla fusione di tre società cooperative della grande distribuzione organizzata (Coop Adriatica, Coop Estense e Coop Consumatori Nordest). È attualmente la prima Coop italiana per numero di punti vendita (348, di cui 56 ipermercati). Con 22.000 dipendenti e circa 5 miliardi di euro di fatturato è, stralciata dal computo generale della Lega Coop, il terzo soggetto della GDO italiana, dopo Esselunga e Carrefour. È la cooperativa più grande d’Europa per numero di soci.

Key Points

La mole di documenti prodotti, ricevuti e scambiati nei flussi lavorativi è imponente. Vi era necessità di adottare un sistema avanzato di gestione documentale e conservazione digitale. Questi alcuni dei flussi interessati:

Contabilità: Fatture passive merci, Fatture attive elettroniche verso la PA, Fatture attive e relativa postalizzazione, Pubblicazione sul portale interno delle fatture clienti e delle lettere di pagamento ai fornitori, Documenti contabili, Dichiarazioni Telematici inviati all’Agenzia.

Direzione del Personale: Archiviazione e creazione del documento digitale del Libro Unico del lavoro, Certificazione Unica dei documenti telematizzati verso l’Agenzia e dei documenti inviati ai Percipienti, Moduli 770, Certificati di malattia.

Settore Soci e Prestiti: Sezionale del prestito, Estratto conto, Vendite a Soci.

Gestione della corrispondenza PEC.

Risultati

Retex ha realizzato il sistema di gestione documentale e conservazione digitale, ora gestiti in-house, con tecnologia basata sulla suite TopMedia. Per ognuna delle classi documentali gestite è stato configurato il processo più idoneo in base alle esigenze dell’utente e al sistema gestionale con cui interfacciarsi. Nel processo di conservazione digitale i documenti con rilevanza fiscale sono trattati secondo le ultime disposizioni di legge: i documenti cartacei dematerializzati possono così essere distrutti e quelli di origine digitale non devono mai essere stampati. Il risparmio in termini di tempo di gestione del documento, spazio ed efficienza è enorme, e la tracciabilità del dato è assoluta.


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