Lo sviluppo della società e del business digitale impone una priorità di spesa ineludibile alle aziende e in particolare a chi, all’interno di queste, si occupa dell’Enterprise Content Management. Si definisce con questo termine l’insieme delle tecnologie software che permettono di acquisire, gestire, archiviare, salvaguardare e pubblicare contenuti e documenti di qualsiasi origine e tipo che riguardano i processi aziendali. È possibile inoltre ottimizzare la gestione delle informazioni non strutturate, ovunque queste si trovino.

Tra i sottoinsiemi più importanti, e più noti, dell’ECM la gestione elettronica dei documenti e la conservazione digitale (o “sostitutiva”), normalmente comprese nel termine “dematerializzazione”. Dematerializzare e gestire elettronicamente i documenti significa aumentare efficienza e controllo, evitando ridondanze ed errori tipici della gestione manuale e inducendo riduzioni dei costi quantificabili fino a circa un punto percentuale del fatturato secondo settore e tipologia dell’azienda.

Il processo si divide in 3 fasi

1.

acquisizione del documento attraverso la sua scansione, che trasforma l’oggetto cartaceo in un file digitale.

2.

tipicamente gestionale: il documento adesso elettronico viene processato in un sistema di archiviazione digitale, che consente di organizzare e gestire i file in modo più efficace ed efficiente.

3.

conservazione digitale (o “sostitutiva”): un insieme di procedure normate dalla legge italiana che garantisce nel tempo la validità legale di un documento digitalizzato, “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

 

  • I passi più importanti del recente passato in termini di dematerializzazione sono in due date:
    1° luglio 2016: l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione gratuita dei contribuenti un servizio per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche (il medesimo previsto per la Fatturazione Elettronica verso la PA, il cui obbligo è entrato in vigore il 6 giugno 2014).
  • 1° gennaio 2017: il Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) ha messo a disposizione gratuita dei contribuenti il Sistema di Interscambio (SDI) che diventa, così come è accaduto con la Pubblica Amministrazione, il mezzo di veicolazione delle fatture tra fornitore e cliente. Tale strumento garantisce l’esito dell’invio e della ricezione del documento e restituisce in tempo reale lo stato delle operazioni rilevanti ai fini IVA.

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